CARA MEMBUAT NOMOR SURAT / SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk penomoran dan pembuatan surat adalah pedoman yang mencakup prosedur untuk memberi nomor surat serta menyiapkan dokumen resmi. Tujuannya ialah untuk menyatukan proses surat-menyurat, mempermudah pengarsipan, dan menjamin surat memiliki format yang seragam. 

Unsur-unsur yang ada dalam SOP Penomoran Surat: 

1. Nomor Dokumen: 

Nomor urut untuk surat yang dikeluarkan umumnya diawali dengan angka 1 setiap tahunnya. 

Kode surat, yang mencerminkan kategori surat (contohnya, SK untuk Surat Keputusan, SU untuk Surat Undangan). 

Bulan serta tahun pembuatan dokumen. 

Contoh: 001/SK/II/2024 (Nomor Surat Keputusan 001, diterbitkan pada bulan Februari 2024). 

2. Format Surat: 

Salinan surat yang mencantumkan nama serta logo lembaga. 

Elemen-elemen surat seperti nomor, tanggal, subjek, tujuan, konten, dan penutup. 

Cap dan tanda tangan dari pejabat yang berwenang. 

Proses Pembuatan dan Penomoran Surat: 

Penerimaan Permohonan Surat: Divisi bersangkutan menerima permohonan surat atau arahan pemimpin. 

Penyusunan Konsep Surat: Staf membuat konsep surat mengikuti disposisi yang ada. 

Pemeriksaan Konsep: Atasan memeriksa konsep surat untuk menjamin keakuratan dan kesempurnaan. 

Pengetikan Surat: Surat yang telah direvisi diketik. 

Nomor Surat Diberikan: Surat yang telah diketik diberikan nomor sesuai dengan prosedur standar. 

Penandatanganan Dokumen: Dokumen ditandatangani oleh pihak yang berwenang. 

Penyegelan Surat: Surat yang telah ditandatangani diberikan cap. 

Pendistribusian Surat: Surat disebarkan sesuai dengan tujuan yang ditentukan. 

Pengarsipan Dokumen: Dokumen yang telah selesai disusun dan disimpan dalam arsip. 

Sasaran SOP Penomoran dan Pembuatan Surat: 

Menyatukan format surat-menyurat, Mempermudah pencarian dan pengarsipan surat, Meningkatkan efisiensi serta efektivitas administrasi, Mengurangi kesalahan dalam penulisan dan penomoran surat, Memastikan kerahasiaan serta keamanan dokumen. 

Format Penomoran Surat Keluar

1.        Surat Keputusan (SK)                                 : 01 (kode nomor surat)

2.       Surat Undangan (SU)                                 : 02

3.       Surat Permohonan (SPm)                            : 03

4.       Surat Pemberitahuan (SPb)                        : 04

5.       Surat Peminjaman (SPp)                             : 05

6.       Surat Pernyataan (SPn)                              : 06

7.       Surat Mandat (SM)                                    : 07

8.       Surat Tugas (ST)                                        : 08

9.       Surat Keterangan (SKet)                            : 09   

10.    Surat Rekomendasi (SR)                             : 10

11.     Surat Balasan (SB)                                     : 11

12.    Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)     : 12

13.    Sertifikat (SRT)                                        : 13

14.    Perjanjian Kerja (PK)                                  : 14

15.    Surat Pengantar (SPeng)                            : 15

Contoh :

No : 01.001/SMK-AI/VIII/2017

Keterangan :

01                   : Kode nomor surat

001                 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SMK-AI          : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMK AL-INTISAB)

VIII               : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2017               : Tahun berjalan

Itu saja yang disampaikan mungkin terdapat beberapa perbedaan tentunya bisa menyesuaikan dengan lembaga atau instansi masing-masing.

Semoga membantu dan menjadi referensi dalam penomoran surat.