CARA MELIPAT SURAT

WOW TERNYATA DALAM MELIPAT SURAT ADA CARANYA LOH

Dalam kegiatan korespondensi tentu kita selalu berhdapan dengan pembuatan surat menyurat, walupun zaman sudah semakin canggih kita bisa membuat dan mengirim surat menggunakan email atau whatsapp dalam bentuk softfile tapi ada kalanya kita membutuhkan pengiriman sjrat secara konvensional dengan mencetak surat tersebut dan mengirimkannya ke alamat tujujuan. Dan ternyata dalam melipat surat itu ada banyak caranya dan berbagai macam nama atau istilahnya. Berikut adalah 8 macam lipatan surat yang perlu kita ketahui dan cara melipatnya!

 

1.    Lipatan Baku (Standard Fold)

Seperti namanya, jenis lipatan ini adalah jenis lipatan standar yang paling banyak digunakan untuk berbagai tujuan dan kesempatan. Langkah-langkah membuatnya sangat gampang, yakni cukup melipat kertas sehingga menghasilkan tiga bagian sama besar.

 2.    Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

Lipatan ini mirip dengan lipatan baku dengan sedikit variasi yakni pada bagian atasnya saja. Anda bisa menggunakan jenis lipatan ini untuk berbagai keperluan pula, baik formal maupun non-formal. 

Langkah-langkah membuatnya juga hampir sama dengan lipatan baku yakni dengan melipat kertas jadi tiga bagian. Hanya saja, bagian 1 dan 2 memiliki ukuran sama besar, sedangkan bagian 3 memiliki ukuran lebih kecil.

 

 

3.    Lipatan Akordeon (Accordion Fold)

Bentuk lipatan surat ini menyerupai akordeon, alat musik tuts asal Jerman. Accordion fold juga merupakan variasi dari lipatan baku dengan langkah-langkah membuatnya seperti berikut ini.

1. Bagi surat menjadi tiga bagian sama besar.
2. Bagian surat yang pertama dilipat ke arah atas, sedangkan bagian surat yang ketiga dilipat ke arah bawah.
3. Lipatan surat jadi menyerupai bentuk akordeon.

 

4.    Lipatan Semi Akordeon (Semi Accordion Fold)

Anda tentu bisa menebak bahwa lipatan ini merupakan variasi dari lipatan akordeon. Perbedaannya adalah pada ukuran lipatan di salah satu bagian. Dengan cara yang sama seperti saat membuat akordeon, Anda hanya perlu membagi surat menjadi tiga bagian—dua bagian pertama sama besar, sedangkan bagian ketiga lebih kecil.

 

5.    Lipatan Tunggal (Single Fold)

Inilah jenis lipatan untuk surat yang paling mudah dan bisa Anda selesaikan hanya dalam waktu tiga detik saja. Anda hanya perlu melipat kertas menjadi dua bagian dengan ukuran sama besar. Sangat simpel, bukan?

 

6.    Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Membuat lipatan surat ganda juga cenderung sangat mudah dan bisa Anda selesaikan dalam hitungan kurang dari sepuluh detik. Seperti namanya, langkah-langkah melipat surat dengan teknik ini adalah dengan melipat kertas menjadi dua bagian sama besar (seperti lipatan tunggal), lalu lipat lagi menjadi dua bagian sehingga menghasilkan empat bagian.

 

7.    Lipatan Prancis (French Fold)

French Fold awalnya merupakan jenis lipatan pada surat yang digunakan oleh kaum bangsawan Eropa sekaligus para raja. Kini lipatan Prancis banyak dipakai untuk keperluan surat niaga meski korespondensi surat dinas juga mulai banyak menggunakan jenis lipatan ini pula.

Berikut langkah-langkah membuat lipatan Prancis

1. Lipat kertas menjadi dua bagian sama besar.
2. Lipat kembali menjadi dua bagian, sehingga kertas akan menghasilkan empat bagian memanjang sama besar.
3. Bagian paling atas surat menghadap depan, sisanya mengikuti.

 

8.    Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan Baron paling banyak diaplikasikan untuk melipat surat-surat yang penting seperti surat dinas. Selain itu, amplop yang digunakan sebagai wadah pengaman surat ini panjang karena lipatan Baron memiliki ukuran yang relatif lebih panjang dibandingkan ukuran amplop tersebut.

Berikut cara membuat lipatan Baron.

1. Lipat kertas menjadi dua bagian sama besar.
2. Pada bagian depan, lipat sedikit bagian ujungnya (memanjang), masing-masing di kanan dan kiri. 
3. Lipatan ini akan menghasilkan seperti bentuk bingkai alias frame.

 

Itulah beberapa jenis lipatan surat yang perlu Anda ketahui sebagai salah satu etika berkorespondensi terutama dalam keperluan bisnis. Dengan membuat lipatan yang rapi dan tepat, Anda akan memberi kesan apik terhadap mitra dan dapat meningkatkan citra. Lipatan-lipatan ini sering digunakan dalam berbagai situasi, seperti surat bisnis, undangan, atau dokumen resmi. Semoga membantu!

 

Tips Agar Lipatan Rapi:

✅ Gunakan penggaris atau benda tumpul untuk merapikan lipatan.

✅ Pastikan ukuran lipatan seimbang agar terlihat profesional.

✅ Gunakan amplop yang sesuai dengan ukuran lipatan.

CARA MEMBUAT NOMOR SURAT / SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk penomoran dan pembuatan surat adalah pedoman yang mencakup prosedur untuk memberi nomor surat serta menyiapkan dokumen resmi. Tujuannya ialah untuk menyatukan proses surat-menyurat, mempermudah pengarsipan, dan menjamin surat memiliki format yang seragam. 

Unsur-unsur yang ada dalam SOP Penomoran Surat: 

1. Nomor Dokumen: 

Nomor urut untuk surat yang dikeluarkan umumnya diawali dengan angka 1 setiap tahunnya. 

Kode surat, yang mencerminkan kategori surat (contohnya, SK untuk Surat Keputusan, SU untuk Surat Undangan). 

Bulan serta tahun pembuatan dokumen. 

Contoh: 001/SK/II/2024 (Nomor Surat Keputusan 001, diterbitkan pada bulan Februari 2024). 

2. Format Surat: 

Salinan surat yang mencantumkan nama serta logo lembaga. 

Elemen-elemen surat seperti nomor, tanggal, subjek, tujuan, konten, dan penutup. 

Cap dan tanda tangan dari pejabat yang berwenang. 

Proses Pembuatan dan Penomoran Surat: 

Penerimaan Permohonan Surat: Divisi bersangkutan menerima permohonan surat atau arahan pemimpin. 

Penyusunan Konsep Surat: Staf membuat konsep surat mengikuti disposisi yang ada. 

Pemeriksaan Konsep: Atasan memeriksa konsep surat untuk menjamin keakuratan dan kesempurnaan. 

Pengetikan Surat: Surat yang telah direvisi diketik. 

Nomor Surat Diberikan: Surat yang telah diketik diberikan nomor sesuai dengan prosedur standar. 

Penandatanganan Dokumen: Dokumen ditandatangani oleh pihak yang berwenang. 

Penyegelan Surat: Surat yang telah ditandatangani diberikan cap. 

Pendistribusian Surat: Surat disebarkan sesuai dengan tujuan yang ditentukan. 

Pengarsipan Dokumen: Dokumen yang telah selesai disusun dan disimpan dalam arsip. 

Sasaran SOP Penomoran dan Pembuatan Surat: 

Menyatukan format surat-menyurat, Mempermudah pencarian dan pengarsipan surat, Meningkatkan efisiensi serta efektivitas administrasi, Mengurangi kesalahan dalam penulisan dan penomoran surat, Memastikan kerahasiaan serta keamanan dokumen. 

Format Penomoran Surat Keluar

1.        Surat Keputusan (SK)                                 : 01 (kode nomor surat)

2.       Surat Undangan (SU)                                 : 02

3.       Surat Permohonan (SPm)                            : 03

4.       Surat Pemberitahuan (SPb)                        : 04

5.       Surat Peminjaman (SPp)                             : 05

6.       Surat Pernyataan (SPn)                              : 06

7.       Surat Mandat (SM)                                    : 07

8.       Surat Tugas (ST)                                        : 08

9.       Surat Keterangan (SKet)                            : 09   

10.    Surat Rekomendasi (SR)                             : 10

11.     Surat Balasan (SB)                                     : 11

12.    Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)     : 12

13.    Sertifikat (SRT)                                        : 13

14.    Perjanjian Kerja (PK)                                  : 14

15.    Surat Pengantar (SPeng)                            : 15

Contoh :

No : 01.001/SMK-AI/VIII/2017

Keterangan :

01                   : Kode nomor surat

001                 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SMK-AI          : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMK AL-INTISAB)

VIII               : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2017               : Tahun berjalan

Itu saja yang disampaikan mungkin terdapat beberapa perbedaan tentunya bisa menyesuaikan dengan lembaga atau instansi masing-masing.

Semoga membantu dan menjadi referensi dalam penomoran surat.